幹事さん必見!結婚式二次会お役立ちマニュアル
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招待状/二次会出欠確認

丁寧な招待状で待ち遠しい二次会を

日時、場所など結婚式二次会の概要が決まったら、ゲストへ二次会のご案内を行います。出欠の確認を兼ねる招待状はE-mailや往復はがきなどで作成。マナーを守りつつ、分かりやすく、楽しい招待状を作成しましょう。返信の多い招待状となれば、その後の出欠確認の幹事の仕事が少し楽になります。

ポイント

招待状…その前にまずはゲストリストを作成

招待状は言わば結婚式二次会の入り口。ゲストとの最初の接点であり、招待状の雰囲気で二次会の印象が決まると言っても過言ではありません。どんな方向性にするかを考えるために、招待状を送るゲストを把握する必要があります。まずはお招きするゲストのリストを新郎新婦に作成を依頼。出欠の目途、挨拶をお願いしたいなどの注意事項があればそれも書き添えてもらいましょう。エクセルなどの表計算ソフトで作成すればその後の出欠確認の記入、当日の受付にも活用できるので便利です。

ゲストリストに入れる項目

  • 名前
  • 関係性(新郎側、新婦側/肩書きなど)
  • 連絡先(送付方法によってメール、住所など)
  • 出欠の有無
  • 注意事項(挨拶やスピーチの依頼など)

メール、郵送…誰が、どんな形態で招待状を送る?

招待状の形態は様々あります。現在の主流はE-mail。費用もかからず、一斉に送信できるため、とても便利です。アドレスが分からない人が多い場合は、往復はがきや封書を送ることも。また、準備が早くタイミングがあえば、結婚式の招待状に同封するという方法も。新郎新婦、幹事のどちらが送るかによっても形態が変わってくるので、きちんと話し合っておきましょう。

伝えたいことは分かりやすく、簡潔に

招待状を作成する際に、一番大切なことは、「日時」「場所」「費用」などの二次会の概要をしっかり伝えること。そこが分かりにくくては出欠の連絡もできない上、当日会場にたどり着くことができなくなってしまいます。概要にモレがあると再度案内を送らなくてはならないこともあり、さらに手間がかかってしまいます。

必ず記載する内容

結婚式二次会のタイトル
例)○○翔太さん、★★陽菜さん 結婚式二次会 Shota & Haruna Wedding Party
日時
開催する日にちと曜日、受付時間、開宴時間
会場について
会場の名前、住所、電話番号、アクセス方法、駐車場の有無。地図またはHPアドレスなどもあると便利。
会費
ドレスコード
例)「フォーマルで」「カジュアルで」など
 季節のアイテムやテーマカラーといった遊び心を加えると会場に一体感が生まれます。
出欠の返信方法、締切日
招待状の到着2~3週間後を目安に締切日を設定
連絡先
幹事の名前、可能であれば連絡先(携帯電話番号、アドレスなど)当日の連絡先にもなります。

二次会の印象が決まる!ゲストへの招待状

メールで送るにしても、ハガキで送るにしても招待状のメインは文章。ただの文章されど文章…新郎新婦の結婚を祝う会の主催としてどのような文章が良いのか悩むところです。基本は最低限のマナーをしっかり守りつつ、堅苦し過ぎない楽しい案内を心がけましょう。手間でなければ、親族や仕事関係、友人とで内容を変更するというのもありです。

幹事より送る定番の招待メール

【件名】
○◇拓哉さん&★△美咲さん結婚式二次会のご案内
【本文】
突然のメール失礼いたします
この度 ○◇拓哉さん&★△美咲さんがめでたく結婚されることとなりました
つきましては 結婚式の二次会を開催したく今回幹事となりました△●孝太郎よりご連絡差し上げました
おふたりの新しい門出を 多くの方とお祝いしたいと思っておりますので
ぜひご参加いただけますようお願い申し上げます
◆日時/20××年 4月15日(土)  開場 17:30 開宴 18:00

◆会場/リストランテぐるなび

◆住所/ 東京都○○区◎○○5-6-1  Tel 03‐0000-××○○
http://party-wedding.gnavi.co.jp/
※駐車場あり(30台) アルコールを飲まない方は車の来場も可能です

◆会費/男性○○○○円、女性○○○○円

◆ドレスコード/スマートカジュアル
 テーマは「さくら」:桜を意識した装いまたはアイテム1点を身に付けてください
お手数ですが、ご都合のほどを3月15日(日)までに
以下の項目に記入をいただき送信者宛にご返信をお願いします

幹事 △●孝太郎
aaa@ party-wedding.gnavi.co.jp
※緊急連絡先090‐0000-××○○

※以下をご返信ください
□ お名前/
□ ふりがな/
□ 連絡先(電話番号)

ご出席【  】  ご欠席【  】 

□新郎新婦へのメッセージ ※おふたりへのコメントをぜひお願いします!
お会いできることを楽しみにしております。

いまどき招待メールを送る際の注意点

お手軽なメールで招待状ですが、送る際にはいくつか気を付けたいポイントがあります。ゲストが快く受け取ることができ、しっかり読んでもらえるよう、発信者側の心配りをお忘れなく。

プライベートなアドレスへの送信は事前に連絡を
面識のない人にアドレスを知られるのは嫌なもの。新郎または新婦だけに教えているアドレスを幹事に勝手に伝えられたら不快に思う人もいるはず。また、携帯メールの場合、ドメイン拒否の設定をしていることも。事前に幹事から二次会の招待メールが送られる旨を、新郎新婦から伝えておいてもらいましょう。新郎新婦のからの連絡がベストな場合もあります。その際、連絡は新郎新婦、集計は幹事と担当を振り分けしても。
一斉送信はBCCで
ゲスト同士も顔見知りとは限りません。複数のアドレス宛に一気に送る場合はBCCとし、お互いに不快な思いをしないようにしましょう。
機種依存文字、絵文字は避ける
ハートマークなど機種依存文字はゲスト側の環境によって文字化けしてしまうことがあるため、避けたほうが無難です。また、気遣いとして会社関連の方に送る場合はなるべく絵文字は使わないこと。気心の知れた友人同士や仲間うちであれば、もちろん絵文字もデコメールもOK。ゲストの顔ぶれに合わせて使用しましょう。
件名をはっきりと記入する
知らないアドレスからのメールはスルーされてしまうこともありがちです。迷惑メールと思われないためにも、新郎新婦の名称を入れるなど、件名ははっきりと記入しましょう。
例・│ご案内│○◇拓哉さん&★△美咲さん結婚式二次会の開催のお知らせ
 ・【二次会のお知らせ】○◇拓哉さん&★△美咲さん二次会パーティ
Clip!

1カ月前には出欠確認を完了しておく

招待状は2カ月前には準備をし、1カ月前に出欠の確認を完了しましょう。返信のないゲストには再メールや新郎新婦から電話連絡するなどして、できるだけ明確に人数を把握できるようにします。

結婚式二次会幹事経験者・ゲストのリアルvoice

招待状が届いて嬉しかった♪
素敵なペールブルーの封筒で届いた二次会の招待状。最近はメールが多かったので、なんだか期待感が高まりました。当日もとてもおしゃれな雰囲気で、招待状をもらったときの雰囲気以上に素敵でした。
よかった
あらゆる手段でアドレスゲット…
なるべく多くの方に祝って欲しいと思ったけど、昔の知人たちの連絡先は登録内容が古いまま。携帯を変更している人もいたりして、電話番号は分かるけど、新しいアドレスを入手するのに四苦八苦。直接電話したり、フェイスブックなどを通じて呼びかけたり、となんとか連絡先をゲット。出席率が良かったので、苦労したかいがあった…。
よかった
いつまでも返信が来ない…
早い人はメールしたその直後に連絡をくれますが、遅い人はメールを再送しても梨のつぶて。何度もメールするのもどうかと思い、新婦に頼んで連絡を取ってもらったら、ドメイン設定していて、受信できていなかった模様。事前に伝えておいてもらったら、時間のロスがなかったかも。
残念
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